Privacyverklaring

Het belang van gegevensbescherming

De Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek (VITO) en Recupel hechten grote waarde aan het juist beschermen van de gegevens die zij verwerken, in het bijzonder persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen VITO en Recupel toelichten op welke wijze persoonsgegevens verwerkt en beschermd worden en welke rechten jij als betrokkene hebt. In de context van het opstellen van een data register met herstelbedrijven, treden VITO en Recupel op als verwerkingsverantwoordelijke.

Draagwijdte van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is enkel van toepassing op de gehele levensduur van informatie opgeslagen in het register, van het verkrijgen van informatie tot de uiteindelijke verwijdering van informatie binnen de organisatie.

Voor bepaalde domeinen of processen kunnen aanvullende richtlijnen of procedures worden uitgewerkt die in detail omschrijven welke maatregelen genomen worden om het gewenste niveau van gegevensbescherming te bereiken. Deze privacyverklaring heeft als doel je zo volledig mogelijk te informeren en uit te leggen hoe en waarom VITO en Recupel, als verwerkingsverantwoordelijke, jouw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en bewaart alsook u te informeren over welke rechten je beschikt en op welke wijze je deze rechten kunt uitoefenen.

Verwerkingsverantwoordelijke

Als verwerkingsverantwoordelijke verwerken VITO en Recupel jouw persoonsgegevens waarover ze beschikken zoals bepaald in deze privacyverklaring. Dat betekent dat VITO en Recupel de doeleinden en de verwerkingsmiddelen van deze persoonsgegevens bepalen en niet alleen uw maar ook van de toezichthoudende autoriteit de gesprekspartner is voor elke vraag over het gebruik en de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Als uniek aanspreekpunt binnen VITO voor al je vragen en opmerkingen met betrekking tot de bescherming en verwerking van persoonsgegevens door VITO hebben wij een functionaris voor gegevensbescherming (‘Data Protection Officer’ of ‘DPO’) aangesteld. Je kan de DPO bereiken op volgend adres en emailadres:

VITO
Data Protection Officer
Boeretang 200
2400 Mol
Assist-dpo@vito.be

Recupel is niet verplicht een Data Protection Officer (DPO) aan te stellen volgens de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving. Om te voldoen aan haar verplichtingen inzake gegevensbescherming, beschikt Recupel wel over een centraal aanspreekpunt voor alle privacy -gerelateerde vragen en verzoeken: privacy@recupel.be.

Aard, doel, rechtsgrond en bewaartermijn

VITO en Recupel verzamelen gewone persoonsgegevens in de context van het register, meer bepaald van:

De informatieverstrekker:

• Contactgegevens (mail)
• Tijdstip invul sessie (start en sluit)

Bedrijven met hersteldienst:

• Locatie (adres, geografische coördinaten) van het herstelbedrijf, en de eventuele afdelingen;
• Contactgegevens (telefoonnummer, email, link naar website, link naar social media – facebook) van het herstelbedrijf, en de eventuele afdelingen;

De legale basis voor het verzamelen en het verwerken van deze persoonsgegevens is de toestemming van de betrokkene. Via het formulier geeft de betrokkene toestemming. Deze gegevens worden bijgehouden.

Het doel is het bevorderen van de matchmaking tussen consumenten en herstellers. We creëren een toegankelijk en actueel register waarin alle herstellers van elektrische en elektronische apparaten in België worden opgenomen. De herstellers worden vervolgens getoond op een publiek beschikbare digitale kaart op de Recupel website. Recupel geeft hiermee invulling aan de nieuwe strategie. Het dient tevens als voorloper op nieuwe “Right2Repair”-regelgeving.

Voor de verwerking van persoonsgegevens gebruiken wij enkel deze persoonsgegevens die relevant en noodzakelijk zijn voor het beoogde doel van de verwerking.

Je persoonsgegevens worden bewaard zolang dit nodig is voor de verwezenlijking van de doeleinden en maximum tot 1 jaar na uitschrijving uit het register van de herstel-zoekfunctie, om te voldoen aan contractuele en wettelijke vereisten en om onze wettelijke rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. Op basis van deze eisen werd per categorie een bewaartermijn bepaald.

Datatransfers

Om je privacy te beschermen hebben de VITO en Recupel personeelsleden en medewerkers alleen toegang tot uw persoonsgegevens indien en voor zover dat noodzakelijk is om hun taken uit te voeren.

In de context van het register worden jouw gegevens (enkel) met onze onderaannemer/verwerker, Inoopa, gedeeld. Zij worden ingeschakeld om de ontwikkeling en actualisatie van het register te ondersteunen. Deze partij verwerkt persoonsgegevens uitsluitend namens VITO en Recupel en volgens onze instructies.

Recupel geeft jouw gegevens niet door aan derden voor commercieel gebruik. VITO geeft mogelijks jouw persoonsgegevens door aan derde partij, nieuwe eigenaar van de tool, in geval de tool wordt doorgegeven/verkocht aan deze Partij. In geval de tool een nieuwe eigenaar krijgt, zullen betrokkenen worden ingelicht door VITO dat de persoonsgegevens worden doorgegeven aan deze partij.

VITO, noch Recupel geeft de gegevens verkregen in de context van het register met herstelbedrijven door naar derden in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Informatiebeveiliging

VITO en Recupel verbinden zich ertoe om de vertrouwelijkheid en veiligheid van persoonsgegevens te waarborgen. Hierbij hebben wij een aantal technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens onder meer te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde wijziging, ongeoorloofde toegang en ongeoorloofde verwerking. Meer specifiek hanteren Recupel en VITO een uitgebreid informatiebeveiligingsbeleid, dat regelmatig wordt geëvalueerd en gecommuniceerd. De verantwoordelijkheden voor informatiebeveiliging zijn duidelijk gedefinieerd en er zijn procedures voor contact met autoriteiten en externe partijen. Medewerkers en contractanten worden bewust gemaakt van veiligheidsrisico’s en moeten zich houden aan strikte contractuele afspraken. Toegangscontrole, fysieke beveiliging en operationele beveiligingsmaatregelen, zoals netwerksegmentatie en malwarebescherming, zijn geïmplementeerd. Daarnaast worden leveranciers en IT-systemen streng gecontroleerd, en is er een formeel incidentbeheerproces volgens de GDPR-richtlijnen.

Jouw rechten

1. Recht op informatie

   Als betrokkene heb je recht op informatie. Door middel van deze privacyverklaring proberen we je alvast informatie te verlenen welke gegevens wij verwerken en wat we met deze gegevens doen, op welke juridische basis we deze gegevens verwerken en aan wie we deze gegevens doorgeven.

2. Recht op inzage

   Je hebt het recht om VITO of Recupel te verzoeken om de gegevens die ze van jou bijhouden en verwerken in te kijken. Hierbij mag je een kopie vragen. Inzage in bepaalde gegevens via VITO zal enkel ter plaatste kunnen gebeuren, in overleg met de DPO van VITO wordt dan een plaats en tijdstip afgesproken.

3. Recht op verbetering

   Je hebt steeds het recht om je gegevens te laten aanpassen indien er fouten instaan.

4. Recht op gegevenswissing

   Je kan eisen dat je persoonsgegevens worden gewist door zowel VITO als Recupel indien er geen gegronde reden meer bestaat om deze te verwerken.

   Dit recht is dus niet absoluut en kan slechts worden afgedwongen wanneer:

   • de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn om het nagestreefde doel te vervullen;
   • de persoonsgegevens zonder expliciete toestemming werden bekomen en dus onrechtmatig worden verwerkt;
   • er hiertoe een wettelijke verplichting bestaat;
   • de verleende toestemming tot verwerking wordt ingetrokken;
   • persoonsgegevens die zijn verstrekt toen u minderjarig was, kunnen op elk moment worden gewist.

5. Recht op beperking

   Recht op beperking houdt in dat uw persoonsgegevens, de opslag ervan uitgezonderd, enkel met uw toestemming mogen worden verwerkt voor de vaststelling, de uitoefening of de onderbouwing van rechtsvorderingen, voor de bescherming van de rechten van een ander natuurlijk of rechtspersoon of om redenen van openbaar belang.

   In het algemeen kunt u uw recht op een beperking van de verwerking van persoonsgegevens gebruiken wanneer het onduidelijk is of en wanneer je persoonsgegevens dienen te worden gewist. Je kan dan vragen om je gegevens niet te verwerken tot alles is aangepast, maar ook om je gegevens bij te houden en niet meer te gebruiken.

6. Recht op bezwaar

   Indien we jouw persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang of een taak van algemeen belang, dan kan je bezwaar uiten tegen de verwerking van je persoonsgegevens en zullen wij de gerechtvaardigde gronden waarop wij de verwerking baseren afwegen tegen uw belangen, rechten en vrijheden. Zolang deze afweging gebeurt schorten wij de verwerking op.

   In geval van bezwaar tegen direct marketing zullen wij automatisch stoppen met de verwerking van je persoonsgegevens voor dit doeleinde.

7. Recht op gegevensoverdraagbaarheid

   Je mag vragen om je gegevens te laten overzetten van VITO en/of Recupel naar een andere organisatie.

8. Recht om niet aan geautomatiseerde besluitvorming onderworpen te worden

   Je mag VITO en/of Recupel verzoeken om je gegevens niet meer te gebruiken, tenzij er dwingende redenen zijn om dat wel te doen.

Zo kan je deze rechten uitoefenen

Om je rechten uit te oefenen kan je jouw verzoek sturen per brief of per e-mail, op onderstaand adres:

Voor VITO:
VITO
Data Protection Officer
Boeretang 200
2400 Mol
Assist-dpo@vito.be

Voor Recupel:
Recupel VZW
privacy@recupel.be

Afhankelijk van het voorwerp van het verzoek en om te verhinderen dat wij door frauduleuze verzoeken persoonsgegevens delen met verkeerde personen, kunnen wij je vragen om je identiteit te verifiëren. Waar mogelijk doen we dit op een minder ingrijpende manier, bijvoorbeeld via een bevestiging per e-mail. Als dit niet voldoende is, kunnen we je in uitzonderlijke gevallen vragen een kopie van je identiteitsbewijs (paspoort of ID) te verstrekken, waarbij je niet-relevante gegevens (zoals je foto en rijksregisternummer) mag afschermen, maar niet de gegevens zoals uw volledige naam, geboortedatum en geboorteplaats. Na afhandeling van je verzoek verwijderen wij deze kopie, tenzij wettelijk anders bepaald.

Bij inzage ter plaatse zal u zich ook moeten identificeren.

VITO en Recupel hebben telkens 1 maand de tijd om een antwoord te bieden op een verzoek tot uitoefening van uw rechten. Indien nodig kan dit termijn maximaal met 2 maanden worden verlengd.

Als je vindt dat de verwerking van je persoonsgegevens een inbreuk vormt op de privacywetgeving, heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de Vlaamse Toezichtscommissie of op bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

De klachtenprocedure bij de Vlaamse Toezichtscommissie kan je terugvinden op de volgende link: https://overheid.vlaanderen.be/klachtenprocedure-vtc. Een onderdeel van de procedure is het invullen van een klachtenformulier, terug te vinden op bovenvermelde link.

De klachtenprocedure bij de Gegevensbeschermingsautoriteit kan je terugvinden op volgende link: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen. Een onderdeel van de procedure is het invullen van een klachtenformulier, terug te vinden op bovenvermelde link.

Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan gewijzigd of bijgewerkt worden om veranderingen in onze praktijken met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens of wijzigingen in de toepasselijke wetgeving te weerspiegelen. Hiertoe plaatsen we de bijgewerkte versie op deze website. Wij nodigen je dan ook uit om regelmatig de onlineversie van deze privacyverklaring te raadplegen.