Déclaration de confidentialité
L'importance de la protection des données
L'Institut flamand pour la recherche technologique (en abrégé VITO – « Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek ») et Recupel attachent une grande importance à la protection adéquate des données qu'ils traitent, en particulier les données à caractère personnel. Dans la présente déclaration de confidentialité, VITO et Recupel expliquent de quelle manière les données à caractère personnel sont traitées et protégées, et quels sont vos droits en tant qu'intéressé. Dans le contexte de l'établissement d'un registre de données des entreprises de réparation, VITO et Recupel interviennent en tant que responsables du traitement.
Portée de la présente déclaration de confidentialité
La présente déclaration de confidentialité s'applique uniquement à toute la durée de vie des informations sauvegardées dans le registre, de l'obtention des informations à la suppression finale des informations au sein de l'organisation.
Pour certains domaines ou processus, des directives ou procédures complémentaires peuvent être élaborées, qui décrivent en détail les mesures qui sont prises pour atteindre le niveau souhaité de protection des données. La présente déclaration de confidentialité vise à vous informer de la manière la plus complète possible et à vous expliquer comment et pourquoi VITO et Recupel, en tant que responsables du traitement, collectent, utilisent et conservent vos données à caractère personnel, ainsi qu'à vous informer sur vos droits et sur la manière dont vous pouvez les exercer.
Responsable du traitement
En tant que responsables du traitement, VITO et Recupel traitent les données à caractère personnel dont ils disposent, conformément à la présente déclaration de confidentialité. VITO et Recupel déterminent en d'autres termes les finalités et les moyens du traitement de ces données à caractère personnel et interviennent comme interlocuteurs, non seulement par rapport à vous, mais aussi vis-à-vis de l'autorité de contrôle, pour toute question concernant l'utilisation et le traitement de vos données.
En guise d'interlocuteur unique au sein de VITO pour toutes vos questions et remarques concernant la protection et le traitement de données à caractère personnel par VITO, nous avons désigné un délégué à la protection des données (« Data Protection Officer » ou « DPO »). Vous pouvez joindre le DPO à l'adresse et à l'adresse e-mail suivantes :
VITO
Data Protection Officer
Boeretang 200
2400 Mol
Assist-dpo@vito.be
Recupel n'est pas tenue de désigner un Data Protection Officer (DPO) selon la législation sur la protection des données applicable. Pour remplir ses obligations en matière de protection des données, Recupel dispose toutefois d'un interlocuteur central pour toutes les questions et demandes liées à la confidentialité : privacy@recupel.be.
Nature, finalité, fondement juridique et durée de conservation
VITO et Recupel collectent des données à caractère personnel ordinaires dans le contexte du registre, plus précisément :
Des informants :
- Coordonnées (e-mail) ;
- Moment de la saisie (début et fin).
Des entreprises avec un service de réparation :
- Site (adresse, coordonnées géographiques) de l'entreprise de réparation, et des départements éventuels ;
- Coordonnées (numéro de téléphone, e-mail, lien vers le site web, lien vers les médias sociaux – Facebook) de l'entreprise de réparation, et des départements éventuels ;
Le consentement de l'intéressé constitue la base légale pour la collecte et le traitement de ces données à caractère personnel. L'intéressé donne son consentement via le formulaire. Ces données sont tenues à jour.
Le but est de favoriser la mise en relation entre les consommateurs et les réparateurs. Nous créons un registre accessible et actualisé reprenant tous les réparateurs d'appareils électriques et électroniques en Belgique. Les réparateurs sont ensuite montrés sur une carte numérique accessible au public sur le site web de Recupel. Recupel concrétise ainsi la nouvelle stratégie. Il s'agit également d'une mesure devant anticiper la législation « Right2Repair ».
Pour le traitement des données à caractère personnel, nous utilisons uniquement les données à caractère personnel qui sont pertinentes et indispensables pour la finalité visée du traitement.
Vos données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour réaliser les finalités et au maximum jusqu'à un an après la désinscription du registre de la fonction de recherche de rétablissement, pour satisfaire aux exigences contractuelles et légales, et pour fixer, exercer ou défendre nos droits légaux. Sur la base de ces exigences, un délai de conservation a été déterminé par catégorie.
Transferts de données
Afin de protéger votre vie privée, les membres du personnel et collaborateurs de VITO et de Recupel ont uniquement accès à vos données à caractère personnel si et dans la mesure où cela s'avère nécessaire pour l'exécution de leurs tâches.
Dans le contexte du registre, vos données sont (uniquement) partagées avec notre sous-traitant, Inoopa. Ils sont engagés pour soutenir le développement et la mise à jour du registre. Cette partie traite les données personnelles uniquement au nom de VITO et Recupel et selon nos instructions.
Recupel ne transmet pas vos données à des tiers à des fins commerciales. VITO peut éventuellement transmettre vos données personnelles à une tierce partie, nouveau propriétaire de l'outil, en cas de transfert/vente de l'outil à cette partie. En cas de changement de propriétaire de l'outil, les personnes concernées seront informées par VITO que les données personnelles sont transmises à cette partie.
Ni VITO, ni Recupel ne transmettent les données obtenues dans le cadre du registre des entreprises de réparation à des pays situés en dehors de l'Espace économique européen (EEE).
Sécurité des informations
VITO et Recupel s'engagent à garantir la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel. Nous avons pris des mesures techniques et organisationnelles à cet effet, en vue de protéger les données à caractère personnel contre la perte, la modification non autorisée, l'accès non autorisé et le traitement non autorisé, entre autres. Plus précisément, Recupel et VITO appliquent une politique de sécurité de l'information complète, qui est régulièrement évaluée et communiquée. Les responsabilités en matière de sécurité de l'information sont clairement définies et il existe des procédures pour le contact avec les autorités et les parties externes. Les employés et les contractants sont sensibilisés aux risques de sécurité et doivent respecter des accords contractuels stricts. Des mesures de contrôle d'accès, de sécurité physique et de sécurité opérationnelle, telles que la segmentation du réseau et la protection contre les logiciels malveillants, sont mises en œuvre. De plus, les fournisseurs et les systèmes informatiques sont strictement contrôlés, et un processus formel de gestion des incidents est en place conformément aux directives du RGPD.
Vos droits
Droit à l'information
Vous disposez en tant que personne concernée d'un droit à l'information. Par le biais de la présente déclaration de confidentialité, nous visons à déjà vous fournir des informations sur les données que nous traitons et à quelles fins, sur quelle base juridique repose ce traitement et à qui nous transférons ces données.
Droit d'accès
Vous avez le droit de demander à VITO ou à Recupel de consulter les données qu'ils conservent et traitent à votre sujet. Vous pouvez en demander une copie. La consultation de certaines données chez VITO pourra uniquement se faire sur place. Un lieu et un moment sont alors convenus en concertation avec le DPO de VITO.
Droit de rectification
Vous avez toujours le droit de faire corriger vos données si elles contiennent des erreurs.
Droit à la suppression des données
Vous pouvez demander l'effacement de vos données à caractère personnel par VITO et Recupel si leur traitement ne repose plus sur un motif légitime.
Ce droit n'est donc pas absolu et ne peut être exercé que dans les cas suivants :
- les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires pour atteindre la finalité poursuivie ;
- les données à caractère personnel ont été obtenues sans consentement explicite et sont donc traitées de manière illicite ;
- l'effacement fait l'objet d'une obligation légale ;
- le consentement accordé pour le traitement est retiré ;
- les données à caractère personnel fournies alors que vous étiez mineur(e) peuvent être effacées à tout moment.
Droit de limitation
Le droit à la limitation du traitement signifie que vos données à caractère personnel ne peuvent, à l'exception de la conservation, être traitées qu'avec votre consentement pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d'une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs importants d'intérêt public.
De manière générale, vous pouvez exercer votre droit à la limitation du traitement des données à caractère personnel lorsqu'il n'est pas clair si et quand vos données à caractère personnel doivent être supprimées. Vous pouvez alors demander que vos données ne soient pas traitées tant que tout n'a pas été mis à jour, ou que vos données soient conservées sans être utilisées.
Droit d'opposition
Si nous traitons vos données à caractère personnel sur la base d'un intérêt légitime ou d'une tâche d'intérêt public, vous pouvez vous opposer au traitement de vos données et nous mettrons en balance les motifs légitimes sur lesquels nous fondons le traitement et vos intérêts, droits et libertés. Nous suspendons le traitement pendant cette procédure.
Si vous vous opposez au marketing direct, nous cesserons automatiquement de traiter vos données à caractère personnel à cette fin.
Droit à la portabilité des données
Vous pouvez demander que vos données soient transférées de VITO et/ou Recupel à une autre organisation.
Droit de ne pas être soumis à une prise de décision automatisée
Vous pouvez demander à VITO et/ou Recupel de ne plus utiliser vos données, sauf raisons impérieuses.
Comment exercer vos droits ?
Pour exercer vos droits, vous pouvez envoyer votre requête par courrier ou par e-mail, à l'adresse ci-dessous :
Pour VITO :
VITO
Data Protection Officer
Boeretang 200
2400 Mol
Assist-dpo@vito.be
Pour Recupel :
Recupel ASBL
privacy@recupel.be
En fonction de l'objet de la requête et pour empêcher que nous partagions des données à caractère personnel avec les fausses personnes par suite de requêtes frauduleuses, nous devrons vérifier votre identité. À cet effet, nous vous demanderons si nécessaire de nous envoyer une copie de votre passeport ou pièce d'identité avec la preuve de votre nom complet et de votre date et lieu de naissance ; les autres parties peuvent être rendues illisibles. La copie doit être suffisamment complète pour pouvoir vous identifier. Après le traitement de votre requête, nous supprimons cette copie, sauf disposition légale contraire.
En cas de consultation sur place, vous devrez également vous identifier.
Vito et Recupel disposent d'un délai d'un mois pour répondre à une demande d'exercice de vos droits. Si nécessaire, ce délai peut être prolongé de deux mois maximum.
Si vous pensez que le traitement de vos données à caractère personnel enfreint la législation sur la protection de la vie privée, vous pouvez introduire une plainte auprès de la Commission de contrôle flamande ou de l'Autorité de protection des données :
Pour la procédure de réclamation auprès de la Commission de contrôle flamande, suivez ce lien : https://overheid.vlaanderen.be/klachtenprocedure-vtc. Il vous faudra notamment compléter un formulaire de plainte, aussi accessible via le lien susmentionné.
Pour la procédure de plainte auprès de l'Autorité de protection des données, suivez ce lien : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte. Il vous faudra notamment compléter un formulaire de plainte, aussi accessible via le lien susmentionné.
Modifications à la présente déclaration de confidentialité
La présente déclaration de confidentialité peut être modifiée ou mise à jour afin de refléter des changements de nos pratiques en matière de traitement des données à caractère personnel ou des modifications de la législation applicable. Une version actualisée sera publiée sur ce site web le cas échéant. Nous vous invitons donc à consulter régulièrement la version en ligne de cette déclaration de confidentialité.